¿Puede un candidato acceder a la información que sobre él se ha elaborado durante un proceso de selección de personal?

derecho de acceso datosCada vez que se realiza un proceso de selección de personal se recogen unos datos sobre los candidatos, primero mediante su currículum vitae y posteriormente mediante la entrevista de selección, pruebas psicotécnicas, dinámicas de grupo, exámenes, etc. Habitualmente también se elaboran unos informes con un resumen de los datos de los candidatos finalistas. Esos informes se presentan ante la persona que tomará la decisión final de contratación precisamente para facilitar dicha decisión.

Puede decirse que un proceso de selección de personal generará una serie de documentos de diversa índole e importancia, principalmente resultados de pruebas y anotaciones y valoraciones realizadas por los seleccionadores tras las entrevista. Aunque en muchas ocasiones solo existirá un currículum vitae al que se habrá escrito la palabra «descartado» o simplemente se habrá archivado en una carpeta con el resto de candidatos que no han pasado la  criba de currículums.

Sea cual sea la situación, un candidato siempre tendrá la potestad de acceso a la documentación generada respecto a él durante un proceso de selección en virtud del artículo 15 de la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD), pues no dejan de ser «datos de carácter personal sometidos a tratamiento». Por tratamiento de datos se entienden las «operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no, que permitan la recogida, grabación, conservación, elaboración, modificación, bloqueo y cancelación, así como las cesiones de datos que resulten de comunicaciones, consultas, interconexiones y transferencias» (artículo 3 c) de la LOPD).

En este sentido, el Grupo de Trabajo sobre Protección de Datos del Artículo 29, ha argumentado que «se pueden encontrar datos personales en evaluaciones y juicios subjetivos que, en realidad, podrían incluir elementos específicos de la identidad física, fisiológica, psíquica, económica, cultural o social de los interesados. Esto sucede igualmente si un juicio o evaluación se resume en una puntuación o clasificación, o si se expresa mediante otros criterios de evaluación» (Recomendación 1/2001, de 22 de marzo, sobre los datos de evaluación de los trabajadores).

Esto significa que las anotaciones del seleccionador en el currículum, los resultados de los test psicotécnicos, las anotaciones e informes redactados tras una entrevista o dinámica de grupo, los informes de los candidatos finalistas, etc. e incluso el hecho de archivar un currículum en una carpeta de candidatos descartados se consideran datos personales sometidos a tratamiento.

Por ese motivo, el candidato tiene derecho a conocer, previa solicitud, todos sus datos de base, los resultantes de cualquier elaboración o proceso informático, así como la información disponible sobre el origen de los datos, los cesionarios de los mismos y la especificación de los concretos usos y finalidades para los que se almacenaron los datos. Así lo establece el artículo 29.3 del Reglamento  que desarrolla la LOPD (RPD).

¿Qué debe hacer el seleccionador? El responsable del fichero tiene el plazo máximo de un mes, a contar desde la recepción de la solicitud, para facilitar esos datos o indicar que no los tiene (artículo 29.1 del RPD). Si no responde puede ser sancionado por la Agencia Española de Protección de Datos con multas de 40.001 a 300.000 euros (art. 44.3 e) y 45.2 LOPD)

Si la empresa se niega a facilitar esos datos y el candidato posteriormente la demanda porque piensa que ha sido discriminado durante el proceso de selección, la negativa a facilitar esos datos puede tomarla el juez como «uno de los factores que se deben tener en cuenta en el contexto de la acreditación de los hechos que permiten presumir la existencia de una discriminación directa o indirecta» (Sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea de 19 de abril de 2012, C-415/10, asunto Meister).

Quizás esto no sea estrictamente la petición de feedback al entrevistador de la que hablan algunos expertos en selección, pero se le parece bastante ¿no?. Lo que sí parece es una solución a la mala costumbre de algunas empresas de no informar al candidato de su no continuidad en el proceso de selección.

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16 respuestas a ¿Puede un candidato acceder a la información que sobre él se ha elaborado durante un proceso de selección de personal?

  1. mariagmerino dijo:

    Hola Antonio,

    Muy interesante artículo del que podemos deducir que hay muchas empresas que, o no conocen la LOPD o no la quieren conocer (directamente pasan de ella). Y, por otro lado, desconocemos nuestros derechos como candidatos y al final la mayoría de la gente se queda sin saber, por ejemplo, los resultados de los test psicométricos que ha realizado. Si hay anotaciones subjetivas discriminatorias es prácticamente imposible de demostrar a no ser que alguien lo filtre desde dentro, y la empresa siempre puede decir que tal información no existe, y mostrar lo que legalmente ha depositado en el fichero que es público…

    El tramposo siempre se las arregla para hacer lo suyo, menos mal que hay profesionales que tenemos criterios éticos y legales más estrictos. Esto va cambiando poco a poco. Lo comparto y me alegro mucho de que me hayas enlazado, ¡gracias! 😉

    Un abrazo,
    María

    • Por cierto, he comentado sin darme cuenta con una antigua cuenta de WordPress… Pongo aquí mi blog http://mariagmerino.blogspot.com.

    • runrun dijo:

      Buenas:
      Hay algo que me sorprende enormemente y que me choca particularmente.
      En mi opinión, no creo que puedan atacarse los problemas de personal en una empresa de raíz, mientras esta tenga un departamento de “recursos humanos”. Esta expresión que acuñó Foucault parece más que superada, porque también lo está el racionalismo brutal que supone el economicismo, convirtiendo al hombre en un objeto “económico”. El hombre no debería ser tratado como (¡ni llamado!) “recurso”, objetivizado, entendido como objeto al servicio del que paga el salario. En definitiva, no creo que en tanto en cuanto no superemos la visión del hombre como “asalariado” podamos avanzar.
      Es normal que no se informe al candidato, porque a fin de cuenstas es “un recurso más”.
      Las palabras importan. Importan mucho.
      Ánimo con la bitácora. Me gustan muchas de las ideas que transmites.
      Toda mi admiración.

      • Aflabor dijo:

        Hola runrun.
        Gracias por tus palabras hacia este blog.
        Actualmente existe mucho debate respecto a la denominación «Recursos Humanos» buscándose términos sustitutivos como «Gestión de Personas», «Gestión del Talento», etc. Precisamente se adoptó el término «Recursos Humanos» para entender al trabajador como algo útil (recurso) para la empresa en lugar de un «gasto», que era lo que se opinaba sobre él cuando el departamento se denominaba «de Personal». En cualquier caso, parece que se cosifica a la persona, como tú indicas.
        Un saludo.

  2. Hola Antonio,

    Vaya temita más delicado que estamos tratando hoy.

    Sinceramente, no termino de entender que tipo de información puede aportar que un candidato pueda acceder a las anotaciones realizadas por el entrevistador en el currículum, los resultados de los test psicotécnicos, las anotaciones e informes redactados tras una entrevista o dinámica de grupo, los informes de los candidatos finalistas… ¿Sabría el candidato interpretarlos?

    Los reclutadores nos hemos tenido que convertir casi en expertos en criptografía, para poder codificar o cifrar nuestras anotaciones en informes o currículum ante posibles denuncias por supuestas discriminaciones. Creo que legalmente se estan sobredimensionando este tipo de aspectos.

    Sabes que yo soy partidario de dar un feedback al entrevistado, comunicando siempre si ha sido decartado o no en el proceso, y aportando aspectos mejorables de éste para futuros procesos (en el caso de que lo pregunte). Ésto si es un verdadero feedback, no el conocer el resultado de un test en el que por ejemplo únicamente vas a conocer una cifra como resultado, y que según el puesto a desempeñar y la organización, tendrá una interpretación positiva o negativa para el entrevistador.

    Un saludo.

    • Aflabor dijo:

      Hola Víctor.
      Puede que sea un tema delicado, pero si te fijas me limito a exponer lo que dice la normativa.
      No creo que un reclutador tenga que temer a muchas denuncias pues no suelen producirse. Hablando de sobredimensionar legalmente, y solo a modo de reflexión, te informo de que el derecho a la protección de datos o a la no discriminación están por encima del derecho a un trabajo o a una vivienda digna.
      Lo del feedback lo he puesto porque fuiste el primero al que oí hablar de ello y coincido contigo en ese punto.
      Por otro lado, hay personas que han usado la LOPD para atacar a empresas con las que tenían alguna disputa. Por eso hay que conocer las obligaciones legales en esta materia.
      Un saludo.

      • Buenas noches Antonio,

        Es cierto que son muchas las empresas que no conocen sus obligaciones legales en cuanto a la LOPD y también que otras muchas las conocen y hacen caso omiso a la normativa.

        Pero no todas las empresas entran dentro de ese saco. Me gustaría comentarte mi experiencia al respecto. Durante unos años estuve trabajando para una cadena de perfumerías, una empresa con más de 1.200 trabajadores, en la cual debido al elevado indice de rotación de personal se realizaban muchisimos procesos de selección mensualmente. Ésta empresa llevaba un control exhaustivo en cuanto a la aplicación de la LOPD en sus procesos, ¡no te lo puedes ni imaginar!. Por comentarte alguna anécdota, yo he tenido que ponerme en contacto de nuevo con alguna candidata porque durante la entrevista olvido firmarme la autorización para poder mantener su curriculum en los ficheros automatizados de la empresa. Los entrevistadores eramos los responsables de toda la documentación personal de los candidatos y pobre de ti si extraviabas algún documento. La destrucción de documentación (currículum) se realizaba mediante una empresa especializada que recogia este tipo de material y certificaba su destrucción.

        Entiendo que con el post únicamente aportas una valiosa información para el candidato, pero pienso que se puede estar fomentando a través del mismo que simplemente por la curiosidad de este de saber el motivo por el cual ha sido descartado pueda usarse esta Ley como forma de coacción para conocer esta información.

        Desde aquí me gustaria aconsejar a todo candidato que ante todo piense que detrás de un proceso de selección hay también personas, y que si quiere conocer si ha sido o no descartado y cual ha podido ser el motivo de descarte, que hable con el entrevistador y le pida esa información. En mi caso nunca me he negado a aportarla cuando me la han solicitado.

        Un saludo.

        • Aflabor dijo:

          Hola Víctor.
          Muy interesante la experiencia que has comentado. La LOPD implica, como bien dices, procesos exhaustivos y complejos, para muchos trabajadores de la empresa.
          Quiero aclarar que el post aporta información no solo al candidato, sino también a las empresas. En general, las cosas que expongo sobre legislación relacionada con selección de personal son útiles para candidatos, seleccionadores, empresarios y ¿por qué no? auditores laborales.
          Mira, yo tengo una teoría que no sé si se cumplirá: creo que en esta situación de desempleo elevado, junto con la poca ética de las ofertas de empleo y las discriminaciones habituales en los procesos de selección, los candidatos van a empezar a interponer demandas y a solicitar indemnizaciones porque hay gente que está muy quemada y hay abogados con poco trabajo. Y una empresa debe estar lista frente a esta situación.
          Un saludo.

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  6. Noelia dijo:

    Es muy interesante Antonio, no sabía que realmente tenía derecho a acceder a esa información, gracias por abrirnos los ojos.

    Noelia

  7. Anónimo dijo:

    Estupendo post, la solicitud donde se puede pedir? GRACIAs , un saludo.

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