Os presento una aplicación Excel que ha diseñado Ángel Escribano, asesor laboral y especialista en gestión de personal, al que conocí en su etapa de bloguero que, lamentablemente, dejó atrás hace ya tiempo. Agradezco mucho esta colaboración, un tanto peculiar, en la que os explicará en qué consiste la aplicación, podréis ver un vídeo sobre la misma y la podréis adquirir directamente de manos de su creador.
«Aplicación Excel para gestión de personal»
Agradezco a Antonio la oportunidad que me ofrece de escribir esta entrada en su blog, así como el apoyo que siempre me ha brindado en los proyectos en los que he estado implicado de una manera desinteresada. Me siento muy afortunado de contar con este espacio y de poder colaborar con él.
Hace algo más de un año leí este tweet:
Es un buen resumen del desconocimiento del potencial de las hojas de cálculo unido a un gran consejo; de hecho, estas palabras las he hecho mías en varias ocasiones desde que lo leí.
Mi primer contacto con Excel fue hace casi 20 años, mientras estudiaba la Diplomatura en Relaciones Laborales en la UCLM en Ciudad Real, gracias a un curso de Office de 125 horas «de los del INEM», de los que tanto aprendí.
No tuvimos mucho tiempo para ver en profundidad la aplicación, pero fue suficiente para darme cuenta de que era necesario saber usar estas herramientas para poder mejorar mi capacidad para encontrar trabajo, mi principal objetivo en aquel entonces.
Como anécdota, para tomar perspectiva, el profesor nos aconsejó que en Internet usásemos buscadores no muy utilizados para que las búsquedas fuesen más rápidas, y nos recomendaba para ello usar Google.
Según mi experiencia, pese a haber realizado varios cursos en distintos momentos, el verdadero aprendizaje se va consiguiendo a medida que se van teniendo necesidades concretas, bien sea en el entorno laboral o en el doméstico, motivaciones por mejorar procesos o gusto por el manejo de este tipo de aplicaciones. En mi caso particular, ha habido un poquito de cada una de ellas, pero, sobre todo, destacaría que aún me sigue fascinando cada vez que pulso el «Intro» y la secuencia de fórmulas que acabo de escribir en las celdas funciona, calculándose cada una de ellas en función del resultado de las otras gracias a la unión interior por la que están ligadas unas a otras, convirtiéndose en un proceso casi mágico.
Desde hace casi dos años, estoy desarrollando la aplicación que me gustaría presentaros hoy: se trata de una hoja de cálculo cuyo objetivo es ayudar a las pequeñas empresas y microempresas en la gestión de la Administración de personal que, a pesar de que ciertas gestiones las lleve a cabo una asesoría (contratos, nóminas, seguros sociales, etc.), necesiten llevar un control y gestionar otros muchos procesos relacionados con la administración de las personas que trabajan en la empresa.
¿Qué me ha llevado a desarrollar una aplicación en la que he invertido cientos de horas? El punto de partida fue otra pregunta «¿sería yo capaz de diseñar una aplicación que pueda servir a un gran número de empresas?». Tengo que decir que no partía de cero, ya que en mi trabajo dispongo de una aplicación también diseñada en Excel, si bien está muy preparada para las necesidades concretas de mi empresa, de ahí que ya tuviese alguna idea de por dónde tirar.
¿Qué ventajas tiene su uso?
Se trata de una aplicación sencilla de utilizar que dispone de 14 pestañas totalmente funcionales, con un alto grado de automatización e interrelacionadas para poder sacar el máximo potencial de los datos. En todo caso, son necesarios conocimientos básicos de Excel para su manejo.
¿Qué funcionalidades tiene?
– Gestión de la información: permite informar todos aquellos datos de tipo personal, laboral y organizativo.
– Múltiples parámetros configurables: dispone de un configurador de múltiples variables para adaptarla a cada empresa (días laborables, jornada de trabajo, días de vacaciones, etc.).
– Aviso de vencimientos automatizados: se gestiona mediante avisos la cercanía del vencimiento de un contrato de trabajo o el reconocimiento médico anual.
– Control de errores: permite introducir datos como el DNI, NIE, número de afiliación a la Seguridad Social o cuenta del banco, con avisos en el caso de que no sean correctos. También se controla, automáticamente, que el salario percibido no se encuentra por debajo del salario de la categoría, ni del salario mínimo interprofesional, en su caso.
– Vacaciones y absentismo: dispone de un cuadrante donde informar los días y tipo de absentismo de cada persona trabajadora, con cálculo automático de los días generados cada año, consumidos y pendientes de disfrutar.
– Registro horario automatizado: cada día se genera un registro automático con el horario de cada persona, lo cual ayuda a cumplir con la obligación de registrar la jornada diaria de cada persona trabajadora.
– Modelos 111 y 190: tanto en la modalidad trimestral, como en la mensual, permite gestionar los importes comunicados a la Agencia Tributaria en cada liquidación y totaliza anualmente.
– Hoja de gastos: ayuda a gestionar los gastos en que incurren las personas trabajadoras con motivo de un viaje de trabajo, un desplazamiento, etc.
– Procesos de selección: gestión de las candidaturas a procesos de selección de la empresa.
– Configurador de salarios: permite definir los conceptos salariales que tiene cada categoría profesional de la empresa (salario base, complementos, gratificaciones extraordinarias, etc.) y totaliza, automáticamente, el salario mensual y anual. Dispone de una función para actualizar los salarios de manera automática.
– Calendario laboral dinámico: cada año se calcula un calendario laboral, en el que se destacan los días no laborables en la empresa, así como los informados como festivos.
– Registro salarial: de manera automática, se calcula el valor del promedio y de la mediana, desglosado por sexo, concepto retributivo, categoría profesional y grupo profesional. Dispone de avisos cuando el importe de alguno de ellos es superior al 25 % en un sexo respecto al otro.
– Estadísticas: información visual en forma de gráficos sobre los principales indicadores de la plantilla. Incluye un indicador acerca del cumplimiento del 2 % de la cuota de reserva de personas con discapacidad, calculado conforme al Criterio técnico 98/2016 de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
– Calculadoras: dispone de una calculadora de las diferentes indemnizaciones por extinción de contrato de trabajo, así como otra para el cálculo de los importes embargables en los salarios.
Os dejo disponible un vídeo explicativo en Youtube donde podéis ver todo lo indicado:
Todos aquellos interesados en esta aplicación podéis escribir un email a aescrz@gmail.com. Aquellas personas que indiquen que han leído el artículo en el blog AFLabor, dispondrán de un 20% de descuento sobre el precio de la aplicación, el cual es de 25 €.
Ángel Escribano lleva más de 15 años dedicado a la asesoría laboral y la gestión de la administración de personal en diferentes empresas, siendo su ocupación actual la de Responsable de Recursos Humanos de la empresa Zennio Avance y Tecnología SL.
AFLabor 
Buenos días.
Muchísimas gracias de nuevo por esta oportunidad, estaré encantado de contestar a todas aquellas dudas o preguntas acerca de la aplicación que puedan tener los lectores.
Saludos.
Muchas gracias, Ángel.
Un saludo
Muy fan de esta frase: “aún me sigue fascinando cada vez que pulso el «Intro» y la secuencia de fórmulas que acabo de escribir en las celdas funciona”, creo que todos en algún momento hemos sentido la magia… Estupenda colaboración, desde luego es una herramienta imprescindible. Saludos.
Hola Natalia.
Celebro que te guste la frase y la colaboración.
Un saludo