La colaboración que os presento hoy puede ayudar en la orientación laboral de estudiantes del Grado de Relaciones Laborales porque aborda el sector de la gestión de nóminas (puestos de payroll specialist, por ejemplo) centrándose en las novedades de los últimos años. Lo ha escrito un gran experto en la materia, Luis Miguel López Fabra, del que podréis saber más viendo sus datos al final de la entrada. Muchas gracias por esta importante colaboración.
«La gestión de nóminas en la nueva era empresarial»
Renovación de los procesos
A menudo se describía la confección de nóminas como “un proceso sencillo a través del cual la parte empleadora abona los salarios a las personas trabajadoras”. Además, si se llegaba a considerar que “las nóminas las hace el programa”, la gestión podía acabar en manos inexpertas trabajando con un software poco flexible.
Pero la gestión de nóminas es uno de los procesos más importante en la administración de las personas trabajadoras que, lejos de ser “mano de obra” o un “recurso” más, son la clave del éxito de todas las organizaciones. Una gestión deficiente, no sólo puede provocar sanciones por incumplir alguna obligación legal, sino que afecta directamente a la retención del talento, la motivación y la productividad de las personas empleadas, que son el activo más importante que tienen las empresas.
La transformación digital está afectando los modelos de gestión y es absolutamente necesario renovar los antiguos procesos para adaptarlos a las nuevas tecnologías, la digitalización y las nuevas formas de organización y control empresarial del trabajo.
¿Persona técnica laboral o “tecnóloga” laboral?
Un buen gestor o gestora de nómina debe tener un conocimiento profundo de materias tan diversas como complejas: contratos, cotización, bonificaciones, prestaciones, estructuras salariales, retribución flexible, convenios colectivos, registro retributivo, planes de igualdad, seguridad y salud laboral, derecho sindical, y un largo etcétera. Pero, a la vez, debe tener amplios conocimientos digitales y ser capaz de aplicar tecnología y herramientas de automatización y comunicación para gestionar correctamente todos los procesos. También debe garantizar la protección de los datos y de los sistemas para evitar brechas de seguridad y ciberataques.
Los controles de presencia y registro de jornada son cada vez más sofisticados e inteligentes y permiten la localización GPS, fichajes biométricos, reconocimientos de voz y otros sistemas que se muestran más eficaces en este nuevo paradigma.
Los contratos de trabajo se firman digitalmente y las personas trabajadoras pueden realizar cualquier gestión a través de una app: solicitar vacaciones, descargar documentos, solicitar anticipos instantáneos, etc. El correo electrónico está en desuso y muchas empresas ya no admiten solicitudes por ese medio. Las comunicaciones a las administraciones se realizan de forma telemática a través de aplicaciones como Siltra, Delt@, Contrat@, Certific@2, etc.
Por lo tanto, al pago de una nómina le preceden y le suceden una serie de acciones en las que el uso intensivo de nuevas tecnologías resulta imprescindible.
Cada empresa, dependiendo de su tamaño, su política retributiva y otros factores, escoge el modelo de gestión que considera más adecuado. Unas prefieren la gestión interna; otras optan por externalizar el servicio y encomiendan esta gestión a un proveedor externo especializado y perfectamente digitalizado. También existen modelos híbridos en los que la empresa se reserva una parte de la gestión y externaliza otra.
La industrialización de la confección de nóminas: la “gestión por procesos”
Los proveedores que ofrecen outsourcing de nómina y gestionan un volumen de empresas importante, suelen crear unidades especializadas que se encargan de una parte del ciclo de nómina. Este modelo, denominado “gestión por procesos”, inspirándose en la división del trabajo y el taylorismo agrupa las tareas homogéneas en procesos que son asignados a especialistas en esa materia. Para poner un ejemplo, podemos imaginar una organización simple basada en seis procesos:
- Afiliación (altas, bajas y variaciones).
- Contratos y bonificaciones.
- Absentismo e incidencias nómina.
- Cálculo de nóminas e IRPF.
- Extinciones de contrato. Finiquitos e indemnizaciones.
- Certificados, resúmenes y listados. Seguros sociales y declaraciones fiscales.
Cuanto más volumen de nóminas se gestione, más divisiones se pueden crear, sin llegar al extremo de convertir un puesto de trabajo en monótono por su igualdad y repetición. Supongamos que el crecimiento permite atomizar el proceso de afiliación hasta el punto de crear un proceso independiente para las altas, otro para las bajas y otro para las variaciones. Este nivel de fraccionamiento, a pesar de las ventajas que puede aparentar (mayor productividad, reducción de costes salariales, etc.), en palabras de Marx “puede generar trabajadores con peores habilidades y falta de entusiasmo por su trabajo”. En realidad, lo que interesa es que las personas tengan cierta polivalencia y puedan cubrir más de un proceso en caso necesario. Tampoco hay que olvidar que algunas tareas se concentran en unos días determinados (como el envío de seguros sociales), circunstancia que se debe tener en cuenta al diseñar los procesos para mantener una ocupación efectiva continuada en todos los puestos de trabajo.
La diferencia fundamental de la “gestión por procesos” con la línea tradicional de gestión es que cada proceso se realiza por personas distintas, muy especializadas en sus respectivas competencias. En el modelo tradicional, que algunos denominan “modelo gestor”, la responsabilidad de la gestión recae en una sola persona que deberá hacerse cargo del ciclo completo: afiliar, contratar, calcular nómina, etc. En los casos de outsourcing se produce una relación personalísima con el cliente que algunos empleadores intentan evitar para proteger sus cuentas, siendo habitual suscribir pactos de no competencia extinguida la relación laboral.
Conocimiento profesional y habilidades digitales: las dos caras de la moneda
Está claro que la tecnología es una herramienta al servicio del Conocimiento y que las decisiones las toman las personas utilizando su inteligencia y su formación. Estos dos componentes, Conocimiento y Tecnología están permanentemente en interacción, de manera que en la generación de talento resulta obligado incluir las habilidades digitales.
Resulta curioso observar como ha cambiado el vocabulario de las personas que se dedican al asesoramiento laboral y confección de nóminas. Ahora, junto al lenguaje jurídico es habitual oírlas hablar de modelos SaaS, ficheros HTML, HR Analytics, Big Data, certificados electrónicos, arquitectura responsive, etc. Y esas capacidades son las requeridas por el mercado laboral para esas ocupaciones, sea en la propia empresa, en un despacho profesional o en una consultora.
Lo cierto es que, debido a los constantes cambios legislativos y la aceleración de la transformación digital, la demanda de especialistas en el ámbito laboral y concretamente en la confección de nóminas ha aumentado y se presenta como una salida profesional muy interesante y valorada.
Luis Miguel López Fabra es Graduado Social por la Universitat Rovira i Virgili (URV), Licenciado en Ciencias del Trabajo y Graduado en Derecho por la Universitat Oberta de Catalunya (UOC). Director de Conocimiento de Grupo Castilla, además de abogado y mediador, ejerce desde 2017 como profesor colaborador de la UOC y desde 2015 como profesor asociado de la URV.
Linkedin: https://www.linkedin.com/in/luis-miguel-l%C3%B3pez-fabra-26857279/
AFLabor 
Enhorabuena por esta estupenda colaboración. Me ha resultado muy interesante el contenido, dándome una nueva visión sobre el proceso de nóminas. Saludos.
Hola Natalia,
Me alegro de que la entrada te haya resultado interesante.
Llevaba tiempo detrás del autor para que explicara esta materia en mi blog porque me pareció muy útil.
Un saludo