«El Sistema de Liquidación Directa y su repercusión en las empresas y despachos profesionales» Colaboración de Alejandro García Gutiérrez

Tras el descanso por vacaciones, os presento un artículo de Alejandro García Gutiérrez que trata sobre el Proyecto Cret@ y su repercusión práctica en las empresas. Le agradezco enormemente esta colaboración. Al final de la misma podéis ver información sobre el autor.

«El Sistema de Liquidación Directa y su repercusión en las empresas y despachos profesionales»

Cualquier profesional del ámbito de los RRHH con una dilatada trayectoria a sus espaldas en el campo de la administración de personal y la gestión de nóminas, podría analizar hoy con bastante perspectiva, y contarnos, como si de una película se tratara, como han evolucionado y se han transformado a lo largo de los últimos treinta años todas las actividades que ellos realizaban vinculadas a los procesos de cálculo, conciliación, comunicación y pago de los seguros sociales. Desde los tiempos de la máquina de escribir, el sello en todas las copias del tc1 y tc2, la firma del autorizado o apoderado, el papel continuo y la impresora matricial, hasta la aparición hace ya casi veinte años del sistema RED. La Remisión Electrónica de Datos (RED) significó la incorporación de los servicios por vía telemática, y una evidente modernización de toda la burocracia asociada al cumplimiento de las obligaciones empresariales en materia de cotización a la Seguridad Social.

Siendo indudable la evolución producida en este ámbito a lo largo de las dos últimas décadas, hay un elemento común e invariable en todas las etapas transitadas hasta la actualidad. Son las empresas las que realizan la autoliquidación de las cotizaciones a la Seguridad Social, y por lo tanto son ellas las que determinan el importe a pagar a la Seguridad Social en concepto de cuotas sociales.

Esta aspecto, esencial en el modelo actual, pasará a la historia una vez se produzca la entrada en vigor del Sistema de Liquidación Directa (también conocido como proyecto Cret@), anunciada para el último trimestre de 2014 o principios de 2015 (fecha pendiente de confirmación a la espera de que se apruebe la normativa que habilite su encaje en el marco legal), que permitirá a la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) adoptar un papel más activo en la liquidación de las cotizaciones sociales, y que entre otras cosas supondrá que será la propia Administración la que conciliará los seguros sociales y facturará a la empresa el importe correspondiente a las cuotas sociales.

¿Qué es el Sistema de Liquidación Directa / Proyecto Cret@?

Cret@ es el acrónimo de “Control de Recaudación por Trabajador”. Identifica el principal proyecto que tiene en marcha la Tesorería General de la Seguridad Social en el ámbito de la recaudación de cotizaciones, y tiene un objetivo ambicioso: reemplazar al modelo de cotización vigente. En la práctica, el Sistema de Liquidación Directa afectará de manera significativa a la forma de calcular las cotizaciones sociales, y a los procesos de intercambio de información entre las empresas y la Seguridad Social, que se sustanciará en:

• Tecnología. Cret@ supondrá una profunda transformación de la capa tecnológica de todos los procesos asociados a la cotización y recaudación de la Seguridad Social, que se concretará en:

  • La puesta en marcha de un nuevo modelo de comunicación bidireccional entre las empresas y la Seguridad Social, en el que se intercambiará información de forma continua.

  • La sustitución del fichero de texto plano (extensión .FAN), por el fichero con formato XML (eXtensible Markup Language).

  • WinCret@ relevará a la Winsuite como herramienta para el tráfico de información entre el usuario y la Seguridad Social.

• Calculo individualizado de las cuotas sociales. La TGSS aplicará nuevos procedimientos de trabajo que le permitirán conocer la situación del trabajador en todo momento, así como las circunstancias que pueden afectar a su cotización: bajas médicas por cualquier contingencia, cambios de contrato, bonificaciones, etc. Para poder efectuar este seguimiento dispondrá de una base de datos única que integrará la información procedente del FGA (Fichero General de Afiliación), la procedente de otras Administraciones Publicas y entidades como el Servicio Público de Empleo, INSS, Mutuas de AT y EP, Agencia Tributaria, y los datos remitidos por las propias empresas. El tratamiento de este conjunto organizado de datos facultará a la TGSS para presentar mes a mes a las empresas la facturación de las cuotas sociales correspondientes a cada trabajador, y permitirá efectuar el abono de las cuotas sociales por la totalidad de los trabajadores, o de forma parcial por los empleados presentados y calculados correctamente.

• Homogenización de la interpretación normativa de aplicación al cálculo de las cotizaciones sociales. La elaboración de la propuesta de liquidación de cotizaciones por parte de la TGSS implicará que la interpretación y aplicación de las reglas de cálculo en materia de cotización se efectuará conforme a los criterios de la propia administración.

• Obligatoriedad del cálculo de nómina por tramos. La puesta en marcha del Sistema de Liquidación Directa supondrá que será la propia TGSS la que determinará los periodos de cotización o tramos (tramo es cada una de las partes en que se fracciona un período de liquidación, de un trabajador en alta, en el que las condiciones de cotización son coincidentes en su totalidad) de cada trabajador, y eso implicará que se deberán fraccionar las bases de cotización para cada una de las situaciones, que a efectos de cotización pueda tener un trabajador a lo largo de cada mes, e impondrá la obligación de efectuar el cálculo de la nómina por tramos (fecha inicio, fecha fin, días y bases de cotización), y en consecuencia, disponer de un software de nóminas que lo soporte.

Repercusión del Sistema de Liquidación Directa en las organizaciones

Aunque hasta ahora el mensaje lanzado desde la propia TGSS ha ignorado las consecuencias del cambio de modelo en las organizaciones, acentuando en todo momento los aspectos más positivos del nuevo sistema (rebaja de la carga administrativa, simplificación y mayor automatización de los procesos de gestión asociados, disposición de un mayor detalle en la información que se suministra a las empresas, etc.), es necesario, como paso previo a la incorporación al Sistema de Liquidación Directa, efectuar una reflexión que debería centrarse en:

• Analizar con detenimiento los requerimientos que acompañan a la incorporación al Sistema de Liquidación Directa.

• Valorar adecuadamente los efectos que tendrá el cambio de modelo de cotización sobre nuestras organizaciones, sus procesos y procedimientos.

• Identificar que figuras dentro de la empresa deben participar en el proyecto para efectuar el tránsito hacia el nuevo modelo.

Es muy probable que el resultado de esta reflexión presente diferencias entre las diferentes organizaciones que se enfrenten a la puesta en marcha del Sistema de Liquidación Directa, pero, en cualquier caso las conclusiones no deberían dejar de contemplar los siguientes aspectos:

• Software

Es fundamental que el software de gestión de RRHH se encuentre actualizado y preparado para operar conforme a los requerimientos que acompañan la puesta en marcha del Sistema de Liquidación Directa. Asimismo, sería valorable que incorporara herramientas que facilitaran los procesos de cálculo, comprobación y conciliación de los seguros sociales. En cualquier caso es recomendable que la aplicación de gestión de RRHH contemple las siguientes posibilidades:

• Generación automática de los tramos de cotización y fraccionamiento del cálculo de las bases de cotización de los trabajadores conforme a los citados tramos, conservando la información de las fechas de cada intervalo temporal.

• Generación de los ficheros que puede remitir el usuario a la TGSS dentro del ciclo mensual de cotización.

• Tratamiento de los ficheros de respuesta que puede remitir la TGSS dentro del ciclo mensual de cotización.

• Mantenimiento simultáneo de las funcionalidades del Sistema RED y del Sistema de Liquidación Directa, hasta que se resuelvan las incógnitas sobre aspectos como el cálculo de seguros sociales retroactivos o la incorporación de los regímenes especiales al nuevo sistema.

Además, el uso del formato XML entrañará el empleo de ficheros más pesados en nuestras comunicaciones con la Seguridad Social, y por lo tanto, el incremento de los tiempos de procesamiento y trasmisión de los mismos.

• Nivelación de datos previa.

La experiencia acumulada por las empresas participantes en el programa piloto del Sistema de Liquidación Directa ha puesto de manifiesto, al arranque del periodo de paralelos entre ambos sistemas, la existencia de un número apreciable de diferencias a nivel de afiliación, entre la información reflejada en la aplicación de gestión de RRHH de la empresa y la registrada en las bases de datos de la propia TGSS.

Esta situación se ha producido de manera invariable en todas las compañías participantes, y es consecuencia del cambio de roles que lleva implícito el Sistema de Liquidación Directa, al pasar de un modelo en el que el origen de los datos y el papel preponderante corresponde a la empresa, a un modelo en el que los dos intervinientes (empresa y TGSS) comparten información y el control sobre el proceso pasa a estar en manos de la TGSS.

En base a lo expuesto nuestras recomendaciones en este ámbito son:

• Se hace necesario efectuar una conciliación de datos entre la información registrada en nuestra aplicación de gestión de RRHH y las base de datos de la propia TGSS, previa al inicio de las operaciones en el Sistema de Liquidación Directa.

• En el proceso de nivelación de datos se debe prestar especial atención a:

  • Grupos de cotización. Especialmente empleados con grupos de cotización diaria (8 a 11) y modalidad de cotización mensual.

  • Coeficientes de parcialidad. Empleados a tiempo completo registrados en la base de datos de la TGSS como empleados a tiempo parcial, o al contrario.

  • Códigos de contrato

  • Códigos de ocupación

  • Bonificaciones o reducciones

• No existen instrumentos adecuados para realizar la nivelación de datos, puesto que el ITA o el VILEM no permiten un tratamiento sencillo (fichero de texto plano o formato pdf), razón por la que el proceso de nivelación puede llegar a resultar muy laborioso.

• La extensión y la dedicación necesaria para completar el proceso de nivelación de datos es difícilmente predecible, por lo que debe planificarse con los recursos y con el margen de tiempo suficiente para asegurar su éxito.

• La puesta en marcha del Sistema de Liquidación Directa y las conclusiones del proceso de conciliación de datos deben permitir a las organizaciones identificar aquellos aspectos de los procesos relacionados con la cotización a la Seguridad Social que deben ser ajustados al nuevo modelo.

• Afiliación

En este escenario, en el que la TGSS se convierte en el actor responsable de determinar los periodos de cotización, se hace imprescindible revisar los procedimientos vinculados al cumplimiento de las obligaciones en materia de afiliación a la Seguridad Social, para adaptarlos a la nueva situación que acompaña la implantación y puesta en marcha del Sistema de Liquidación Directa, debiendo fijar nuestra atención en:

• La información necesaria para efectuar los movimientos de afiliación (altas, bajas y variaciones de datos) debe ser completa, fiable y recibirse con el margen de tiempo suficiente para cumplir los plazos establecidos por la Seguridad Social (por ejemplo: probablemente se complique la resolución administrativa de las bajas presentadas fuera de plazo y la TGSS imponga la cotización por los días existentes entre la fecha real de baja y la fecha de efectos de la baja).

• Se debe prestar especial atención a los siguientes movimientos de afiliación:

• Concatenación de periodos de alta y baja en la Seguridad Social (Por ejemplo: los movimientos de afiliación de empleados mensuales el último día del mes en meses de 31 días).

• Movimientos de afiliación que afecten a colectivos amplios (por ejemplo una huelga).

• Altas, bajas y variaciones del coeficiente de parcialidad.

• Peculiaridades de cotización que modifique la liquidación de cuotas (por ejemplo: bonificaciones, cotización adicional para contratos temporales inferiores a 7 días, exclusiones de cotización).

• Valorar el uso de la modalidad de afiliación remesas, que presenta ventajas sobre la modalidad afiliación online que conviene analizar. Entre esas ventajas podemos señalar:

  • Se reduce el riesgo de realizar movimientos de afiliación con datos incorrectos o incompletos.

  • Disminuye el margen de error al reducirse la introducción de datos. Si se comunica el movimiento de afiliación mediante la modalidad remesas los datos se registran una sola vez (en la aplicación de gestión de RRHH), mientras que en la modalidad online los datos se graban dos veces (uno en la aplicación de gestión de RRHH y otro en la plataforma del Sistema RED).

  • Permite tramitar gran cantidad de movimientos en cada envío.

  • La Winsuite realiza una serie de validaciones parciales previas al envío.

• Absentismo

Hay un aspecto fundamental a la hora de valorar las consecuencias de la aplicación del Sistema de Liquidación Directa sobre la gestión del absentismo (las contingencias incluidas en el ámbito de la Seguridad Social): la TGSS determinará los periodos de cotización vinculados a situaciones de absentismo a partir de la información procedente del INSS, Mutuas y su propia base de datos. Por lo tanto, la empresa deja de ser la fuente de información fundamental a la hora de determinar los periodos de absentismo, pero tendrá que mantener en paralelo los mismos datos que la TGSS, porque conserva bajo su responsabilidad el cálculo de las bases de cotización y de las prestaciones de pago delegado en los tramos de absentismo. Este giro en la gestión del absentismo debe llevar a valorar los siguientes aspectos:

• Existe un riesgo evidente de falta de sintonía entre la información registrada en las bases de datos de la TGSS y la información de la propia empresa (por ejemplo: un empleado de baja por IT que no haya comunicado a la empresa la contingencia mediante la entrega del correspondiente parte de baja), que hace necesario una revisión de los procedimientos de comunicación de las situaciones de absentismo a los Departamentos de Administración de Personal que garantice la recepción de los justificantes del absentismo en tiempo y forma, de acuerdo a los plazos que determina la normativa de aplicación. Esta acción cobrará especial relevancia en organizaciones muy descentralizadas.

• En situaciones de pago directo (Maternidad o Paternidad) para evitar la falta de sincronía entre los datos de la empresa y la TGSS será conveniente comprobar si la TGSS tiene registradas las citadas contingencias, y en su defecto efectuar su registro mediante la acción de afiliación AIT, que permite comunicar las situaciones de descanso por maternidad o paternidad cuando la entidad gestora no haya dictado la resolución de reconocimiento de prestación por falta de solicitud del interesado o por retraso en su tramitación.

• El procedimiento a seguir por la empresa a la hora de gestionar situaciones de absentismo como los días de reposo (partes de reposo emitidos por los médicos), permisos sin sueldo, ausencias no justificadas, etc. y su encaje a nivel de afiliación y cotización en el marco del Sistema de Liquidación Directa.

• Cálculo de nóminas y cotización

Hay un último eslabón en esta cadena que culmina el vínculo con el Sistema de Liquidación Directa, que es el cálculo de las cotizaciones sociales de los trabajadores a partir la información de afiliación y absentismo registrada en nuestra aplicación de gestión de RRHH, sobre la base de las reglas de cálculo definidas por la normativa legal de aplicación. En este ámbito debemos considerar:

• Hay un factor con efectos directos sobre el cálculo de las cotizaciones que es la figura del Tramo. El tramado de las cotizaciones supondrá que el cálculo de las retribuciones, que intervienen en la composición de las bases de cotización, deberá ser proporcional a los intervalos de tiempo de cada tramo (por ejemplo: un trabajador con un cambio de grupo de cotización el día 15 de junio tendrá dos tramos: el primero del 1 al 14 de junio y el segundo del 15 al 30 de junio)

• Otro elemento fundamental es la aplicación de las reglas de cálculo de acuerdo con la interpretación normativa de la Seguridad Social. Un ejemplo de ello son las reglas de ajuste definidas por la TGSS para empleados con cotización mensual en meses de 31 días.

• La determinación de los periodos de cotización por parte de la Seguridad Social será probablemente fuente de discrepancias entre la TGSS y la empresa, y traerá consigo la necesidad de la empresa de introducir nuevos datos y efectuar recálculos o revisiones de la nómina, para hacer coincidir sus resultados con los de la TGSS, todo ello fuera del periodo de liquidación de nómina. Esta circunstancia puede ser una invitación para revisar nuestros procedimientos y calendario de nómina.

• La facturación de las cuotas sociales por parte de la Seguridad Social supondrá que los costes de Seguridad Social no se conocerán con exactitud hasta que no se haya producido la conciliación completa de los seguros sociales entre la TGSS y la empresa, así como su posterior confirmación. En la práctica, esta circunstancia puede suponer un problema para aquellas empresas que tenga la obligación de efectuar el cierre de la contabilidad en fechas próximas a las de finalización del mes de proceso, y tendrá que resolverse modificando las fechas de cierre o estableciendo nuevos ciclos de nómina.

Para concluir, espero que el contenido de este estudio pueda resultar beneficioso para sus lectores, y les pueda permitir organizar de una manera más óptima el proyecto de migración al Sistema de Liquidación Directa, adaptando sus procedimientos y procesos a las peculiaridades que el nuevo modelo va a demandar.

Alejandro García Gutiérrez es Graduado Social colegiado, con cerca de 20 años de experiencia laboral en el entorno de la Administración de Personal y Gestión de Nóminas. Finalizó sus estudios de Graduado Social en el año 1993. A lo largo de su trayectoria profesional ha desempeñado todo tipo de funciones en el ámbito de la Administración de Personal, habiendo sido Responsable de Administración de Personal y Nóminas en diversas empresas como KESA, Parque Temático de Madrid y NH Hoteles, desempeñado funciones de consultor en el área de desarrollo de soluciones IT de RRHH y actuado como Responsable de Outsourcing de Nómina.

En la actualidad ejerce como experto independiente, dedicándose profesionalmente a la formación docente en materia laboral, campo en el que ha impartido seminarios y conferencias centradas en el Sistema de Liquidación Directa de la Seguridad Social y su aplicación en las empresas.

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